ממה נזהרים ? על מה חושבים ? יש כל כך הרבה לבצע . ממה בכלל מתחילים ?
הרבה שאלות עומדות על הפרק .
אז איך ניתן לקבל את כל התשובות וממי ?
לרוב אנחנו כלל לא יודעים מה לשאול .
וברור שברגע שנדע מה אנחנו “רוצים לדעת ולהבין” , תמיד נמצא מגוון רחב של תשובות/פתרונות .
ואז מתחיל שלב חששות הבא : מה הם אומרים ? אני מבין ? הם בכלל לא מדברים בשפה שלי .
בוא נעשה קצת סדר !
מה חשוב שנשאל את עצמנו ואת האחרים
מה אנחנו רוצים?
– רוצים ליעל את עבודתנו , לעלות את תפוקת העובדים , רוצים למקסם רווחים …רוצים לגדול !
מתי אנחנו רוצים לקבל את מה שאנחנו רוצים?
– האם זה הזמן הנכון לקבל החלטה ? האם בדקנו לעומק את כל הצרכים של עצמנו . ביצענו אבחון ואנו בטוחים שתהליכים שלנו יציבים ונכונים ואין יותר מה לשפר או לשנות ? חשוב לבצע בדיקות בצד יכולת כספית ומשאבים . חשוב לא לדחות את הבדיקות , כדי לא להגיע למצב של “דחוף” ולקבל החלטות לא שקולות . לא נכון להיכנס לתהליך מסוג בחירת/הרחבת המערכת בלחץ של זמן . יש לבחור בקפידה וללכת שלב אחרי שלב . חשוב לבצע אבחון תהליכי בארגון ללא קשר עם בחירת המערכת . ברגע שיש מיפוי תהליכים ניתן לגשת ולהתחיל לבחור את המערכת אשר תתמוך בתהליכים של הארגון .
עד כמה אנחנו רוצים או צריכים את מה שמציעים?
– חשוב להסביר את עצמך ולשתף פעולה עם אנשי המקצוע שבאים לבצע עבורך אבחון . כדאי לתת להם כילים ולהיעזר בהם להבין את עצמכם . האם בחרת באיש מקצוע המתאים ? אם כן , לך איתו ותן לו לעשות את עבודתו לצד הטוב ביותר . איש מקצוע לא בא להתחרות איתך , הוא בא “להעיר” אותך . לתת לך ראיה נוספת . אף איש מקצוע לא יבוא לערר על מקצועיות שלך .
כמה יעלה לנו את מה שאנחנו רוצים?
– משפט : “רוצה זול , אם תהיה אטרקטיוי תוכל למכור לי ” . רגע , האם אני יודע מה הולכים למכור לי ? מחובתך להבין מה יעשה לך את מה שבחרת . חשוב להיות בטוח שבחרת נכון . שידעת להסביר את עצמך ונותנים לך פתרון הולם . תשאל שוב : האם ניתן לעשות את זה אחרת , אם כן , כמה פתרון הזה יעלה לי ?
אל תהססו לשאול שאלות נוקבות . חשוב לקבל תמונה ברורה ע”פ הנושאים . חשוב לקבל תוכנית עבודה ולבצע בדיקה מדוקדקת בגין מה שהוצע לכם .
מה נצטרך לתת כדי שנוכל לקבל את מה שאנחנו רוצים?
– תצטרכו לתת מהידע שלכם . אף אחד אחר לא יוכל לדעת יותר טוב מכם את מה שאתם צריכים , לתת נקודות מבט שלכם , לשמוע את מה שאומרים , להתיעץ הרבה , והכי חשוב לחשוב הרבה . לשתף ולהשתתף .
מי יתן לנו את מה שאנחנו רוצים?
– תבצעו בדיקה מקדימה – מי הכי מתאים לכם . תתייעצו עם אחרים שעשו מהלך דומה .תבחרו בקפידה .
מתי נקבל את מה שאנחנו רוצים?
– חשוב לבצע תיאום ציפיות . לתת לוחות זמנים רצויים . להתעדכן בתהליך ולקבל בהתאם תוכנית עבודה . ללא ספק יש להיות צמודים לאנשי המקצוע שבחרתם ולהתעדכן בשלבי הביצוע .
האם את מה שיתנו לנו אנחנו באמת צריכים?
– זו שאלה שנשאלת לאורך כל הדרך וחשוב לא להפסיק לשאול את עצמנו את השאלה הזו !
על איזה שאלות חשוב לקבל תשובות וממי
ברגע שהבנו מה אנחנו מחפשים צצות שאלות נוספות שחשוב לדעת לקבל בגינם תשובות .
האם בדקנו מספיק?
– חשוב לבדוק חברות המציעות שירותי יעוץ/אבחון/אפיון ויישום מערכות . איזה ניסיון יש להם . מי אנשי המקצוע שלהם .
כדאי להתיעץ מראש . והכי חשבו שיהיה מסמך המאפיין את התהליכים שלכם מראש . כך תחסכו את בזבוז הזמן ותתמקדו בבחירת החברה המיישמת .
האם אנחנו בכיוון הנכון?
– פרויקט מסוג זה יכול להביא לשינויים בשיטות העבודה ותהליכים שונים שנהגנו לעבוד לפיהם בארגון . חשוב להיות מוכנים לשינויים מסוג זה . לרוב תצטרכו לבחון פעילות ולבצע הגדרת תפקידים ומה בסמכויותם לבצע מחדש .
האם נעמוד בתקציב?
– חשוב להבין שאת מה שחלמתם לא בהכרח תקבלו בFIX PRICE . תמיד יהיו התאמות ופיתוחי משנה . ותוך כדי יהיו שינויים . יש להימנע ככל האפשר מסטיות האפיון , כך תבטיחו לעצמכם את מהלך הבניה ועליה לאוויר מדוייק יותר . חשוב לקחת בחשבון חלוקת תקציב כך ש10-15% נוספים ישמשו אתכם להתאמות המיוחדות .
חשוב לא להסס ולהקצות מראש חלק מהתקציב על הדרכת העובדים .
כי מערכת טובה לא מספיקה – חשוב שהעובדים שלכם ידעו להשתמש בה !
האם נעלה לאוויר בזמן?
– חובה לבצע הערכות מחדש בכל אחד מהשלבים בפרויקט . יש לפרוס את הפרויקט ומראש . ברור שיהיו פערים בין מה שנקבע לבפועל , מכוון שיהיו הרבה גורמים מעורבים . יש לגרום להצלחת הפרויקט ע”י בקרת התהליך וישיבות לצורך קבלת תמונת מצב .
איך נוכל להסתגל למערכת החדשה?
– הדרכות מסודרות , מדריך למשתמש הם הכילים הכי טובים להצלחת המהלך . במידה ומדובר בעליה מדורגת , לדוגמא : מחלקת כספים , אחרי זה מחלקת רכש , מלאי ואז שיווק , חשוב לבצע הדרכות לפני . חשוב שמערך ההדרכות יבנה בהתאם . כדאי להראות את המערכת לכלל העובדים עוד לפני העליה לאוויר .
האם עשינו את הבחירה הנכונה?
– את זה תוכלו לדעת במידה וחשבתם על הכל מראש !
תזכרו , ששלב ההטמעה וליווי לא פחות חשוב מבחירת המערכת , ואף יותר .
המון הצלחה !
האם יש לכם עוד שאלות ? אל תהססו לכתוב לנו כאן בטופס ואנו נגיב בהקדם האפשרי .
